KGA Professional Edition 6
Fragen zur Rechnungs- und Mahnungserstellung
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Fragen zur Rechnungs- und Mahnungserstellung zurück

erweiterte Funktion in Version 5 Kann ich alle Rechnungen in externe PDF-Dateien drucken?
Ich möchte, alle Rechnungen in einer PDF-Datei haben, um diese auf einem anderen Drucker doppelseitig (Stromdetailabrechnung auf der Blattrückseite) ausdrucken zu können. Zu Hause habe ich nur einen relativ langsamen und nur einseitig druckenden Tintenstrahler.
(KGA Verbindungsweg II - Rostock)
Antwort…

Installieren Sie einen zusätzlichen virtuellen PDF-Drucker als Standarddrucker, wie zB. PDFCreator, PDF24 Creator, FreePDF oder ähnliches.

Der vorhandene eDocPrintPro ist für diese Aufgabe nicht geeignet, da er als Speicherort den jeweiligen Dokumentenordner hat. 

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erweiterte Funktion in Version 5

Kontoverbindung bei Lastschrift:
Was ist, wenn ein dritter bezahlt (z.B. die Kinder für Ihre Eltern)?
(KGV Spreebogen)

Antwort…

Eine dritte Person als Zahlungspflichtiger würde rechtliche Probleme aufwerfen.  

Der Zahlungspflichtige ist der im Unterpachtvertrag stehende ( Erstnutzer und/oder Partner ).

Was ist wenn dieser nicht zahlt? Welche Möglichkeiten hätte der Verein die Zahlungsverpflichtungen einzuklagen?   Keine Möglichkeiten!

Es besteht zwischen dem Verein und der dritten Person kein Vertragsverhältnis und somit kann der Verein auch nicht gegen diesen bei Zahlungsverzug oder Ausfall unternehmen.

In solchen Fällen gibt es nur die Möglichkeit, dass es für dieses Mitglied keinen Einzug gibt. Wer dann die Überweisung vornimmt bleibt für den Verein unerheblich.

Wichtig ist nur dass der Betrag überwiesen wird.

Bei Zahlungsverzug oder Ausfall muss sich der Verein an den Vertragspartner wenden.

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erweiterte Funktion in Version 5

Wohin buche ich überzahlte Beiträge (Guthaben) und wie erkenne ich am Schluss bezahlte und offene Rechnungen? (KGV Wonnhalde)

Antwort…

Sie tragen immer die kompletten Zahlungen, wie auf den Kontoauszügen ein. Egal ob zu viel oder zu wenig gezahlte Beträge.

Über die Filter können Sie die Einträge, die angezeigt werden sollen auswählen (alle, Forderungen oder Guthaben).

Beim Wechsel der Rechnungsperiode werden die Beträge, die Guthaben bzw. Forderungen enthalten, ins nächste Jahr als Verrechnung aus dem Vorjahr übernommen.

 

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erweiterte Funktion in Version 5

Bei Erstellungen von Mahnungen wird eine Mahngebühr erhoben.

Wenn die Mahngebühren nicht bezahlt werden und wir auf diese verzichten, wie kann ich diese löschen, so daß sie nicht mehr weder auf dem Bildschirm noch in der Zahlungsliste sichtbar sind. (Hr. Gistl, KGV Memmingen)

Antwort…

Wenn der Verein auf die Mahngebühr verzichten will, kann er das tun. Es ist in einem solchen Fall notwendig vor der Buchung der Einzahlung die Mahnung (Forderung) selbst zu stornieren.
Nach einer Buchung der Einzahlung kann der Mahnbetrag nicht mehr storniert werden.  

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erweiterte Funktion in Version 5

Wir wollen in der Wasser-Abrechnung die Verluste verbrauchsabhängig auf die Parzellen umlegen.

Dabei sollen die Vielverbraucher nicht überdurchschnittlich mit den Wassermengen aus dem  Vereinsheim und Rohrbrüchen auf den Wegen belastet werden.

Wie können wir das im Programm machen? (Kolonie Heinrichstr.)

Antwort…
Ein Beispiel: Angenommen der Gesamtverbrauch des Vereins liegt bei 1000 m³ Wasser.
                     Die Summe aller Wasserzähler ergibt 700 m³.
                     Es bleibt ein Verlust von 300 m³.
 
Der Wasserverbrauch im Vereinsheim beträgt 100 m³.
Der Verlust durch Rohrbrüche auf den Wegen beträgt geschätzte 60 m³.

Das bedeutet, dass 160 m³ Wasserverluste nicht in die Berechnung der Wassermengen für die einzelnen Parzellen einfließen sollen.

Im Menüpunkt Finanzen -> Finanzen für alle -> Umlagen -> Karteikarte Wasser wird die Berechnung des Wassers für die einzelnen Parzellen vorbereitet. Tragen Sie als Anlagen-Wassermenge nicht die 1000 m³ ein sondern (1000 – 160 m³) 840 m³ ein.  Das Programm ermittelt die Verluste (840 -700 m³) eigenständig. Wählen Sie für die Aufteilung der Verluste Anteil je nach Verbrauch und drücken Sie den Button Umlagen festlegen.

Die Verteilung der verbleibenden 160 m³ aus dem Vereinsheim und den Rohrbrüchen wird auf einem frei definierbaren Posten auf dem Wasserrechnugsteil abgerechnet. Benennen Sie einen frei definierbaren Posten entsprechend und weisen Sie diesem den ermittelten Geldbetrag (160 m³ x Wasserpreis je m³) zu.

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erweiterte Funktion in Version 5

Bei der Abrechnung von Wasser und Strom für das alte Jahr soll gleichzeitig eine Vorauszahlung für das neue Jhr in Höhe von 50% des alten Jahres einberechnet werden.
Beispiel: Wasser Verbrauch 100 € + Vorauszahlung 50€ = 150 € (Herr O. aus Ribnitz-Damgarten)
Antwort…

Eine solche Berechnung ist sehr einfach in KGA Professional zu machen.

Unter dem Menüpunkt Finanzen für alle bei der Position Vorauszahlung einfach den gewünschten Prozentsatz eintragen.

Das Programm berechnet dann den Wert automatisch.

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erweiterte Funktion in Version 5 Wir (KGV Im Schapenkamp e.V.) haben KGA Professional gekauft und sind sehr zufrieden
Gibt es ein Möglichkeit von allen Mitgliedern unter Mitglieder / Listen / Daten zum Mitglied, Parzelle incl. Zählerstände die Seite drucken/anzeigen lassen? So eine Art Serienbrief?
Oder muss ich für alle Mitglieder einmal den Druckauftrag geben? (Herr B. aus Braunschweig)
Antwort…

Eine solche Möglichkeit gibt es unter

Finanzen ->Wasserlisten -> Liste des Wasser und Abwasserverbrauchs.

Sie können sich dort eine Übersicht, von allen Parzellen die einen Wasserzähler haben, ausdrucken oder anzeigen lassen.

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erweiterte Funktion in Version 5 Kann bei einzelnen Gärten ein Parkplatz mit abgerechnet werden? (Frau K. aus Wien)
Antwort…

Ja, man kann das über einen frei definierbaren Posten machen.

Diesen Posten unter Finanzen für alle anlegen und dann nur dem entsprechenden Garten die Summe zuweisen.

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erweiterte Funktion in Version 5 Wann und wie wird ein Wechsel der Rechnungsperiode (Jahreswechsel) durchgeführt? (Herr G. - Berlin)
Antwort…

Der Zeitpunkt des Wechsels der Rechnungsperiode liegt bei den meisten Vereinen am Jahresende. Er kann aber auch zu einem anderern Zeitpunkt vorgenommen werden.

Wichtig ist, dass alle in dem laufenden Jahr gestellten Rechnungen durch die Mitglieder bezahlt und in die Zahlungsliste eingegeben wurden. Im Idealfall werden bei eingeschaltetem Filter "offene Forderungen" keine Mitglieder mehr angezeigt.

Leider gibt es aber immer einige Mitglieder, die verspätet ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen. In diesen Fällen müssen sie Mahnungen schreiben und die gestellten Termine dieser Mahnung abwarten. Die Zahlungseingänge der Mahnungen müssen in die Zahlungsliste eingetragen werden.

Sollten trotz Mahnung noch immer offene Forderungen vorhanden sein, werden diese beim Wechsel in die nächste Rechnungsperiode übernommen. Sie finden diese unter dem Rechnungsposten „Verrechnungen aus den Vorjahr“. Sind alle offenen Forderungen ausgeglichen, können sie den Wechsel der Rechnungsperiode vornehmen.

Gleichzeitig mit dem Wechsel der Rechnungsperiode werden die Zählerstände bei Wasser und Strom aus den Feldern "neu" auf "alt" umgesetzt. Die eingetragenen "nichtgeleisteten Arbeitsstunden" werden gelöscht. Die Summen des Postens "+ Vorauszahlung komm. Jahr" werden dem Posten "- Vorauszahlung lfd. Jahr" zugeordnet. Die festgelegten Umlagen für Gemeinschaftsflächen sowie Wasser- und Stromverluste werden aufgehoben.

Als erster Schritt für die Erstellung der neuen Jahresrechnung sind die Eingaben der neuen Verbrauchsdaten (Zählerstände) und der aktuellen Stammdaten (Pachtpreis, Umlagen, Beiträge usw.) unter „Finanzen für alle“ vorzunehmen. Wenn alles korrekt eingegeben wurde sind die „Umlagen“ für das neue Jahr wieder festzulegen.

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erweiterte Funktion in Version 5

Wir haben wir jetzt eine Umlage in Höhe von 30,00 € beschlossen. Kann ich diese Rechnungen dann zwischendurch mit KGA schreiben???
Diese Umlage soll nicht mit der nächsten Pachtrechnung erhoben werden, sondern extra.

(KGA Nibelungen - Hannover)
Antwort…

Dafür würde ein Serienbrief in Frage kommen, da der Text für alle gleich ist.

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