KGA Professional Edition 6
Anwendermeinungen zu KGA Professional Edition aus Nordrhein-Westfalen
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© 2019 KGA Professional Edition 6
Post-Kleingärtnerverein Düsseldorf e.V.  Düsseldorf 101 Parzellen 13.05.2019 zurück
Neue Software für die Vereinsverwaltung (von der Entscheidung bis zur Abrechnung)

Zu Beginn stand die Anschaffung eines Personal-Computers inklusive eines Office-Pakets. Der aktive Vorstand wollte mit der Zeit gehen und eine Basis schaffen, mit der man eine elektronische Nebenkostenabrechnung durchführen konnte. In Zukunft sollte die Nebenkostenabrechnung in Papierform bzw. Schreibmaschine der Vergangenheit angehören. Die entstandene Lösung basierte auf Microsoft Excel und wurde bei Bedarf seit Anfang 2000 immer weiter entwickelt. Am Ende wurden alle Details und über die Jahre zusammen getragenen Wünsche berücksichtigt.?

Gibt es dennoch gute Gründe eine funktionierende Lösung auszuwechseln?
Der Vorstand des Post-Kleingärtnervereins beschäftigte sich bereits Anfang 2017 mit der Fragestellung, ob die detailreiche und funktionale Excel-Lösung noch zeitgemäß ist. Die Antwort auf die Fragestellung ist einfach wie widersprüchlich mit Blick auf die dennoch getroffene Entscheidung. Eine ausgereifte und funktionierende Excel-Lösung muss nicht zwingend ausgetauscht werden. Das sich der Vorstand dennoch für einen Wechsel der bisher eingesetzten Lösung ausgesprochen hat, lag weniger an der funktionierenden Lösung selbst, als vielmehr an organisatorischen Veränderungen (Wechsel im Vorstand) und einem sich veränderten Draufblick. Man könnte auch von einer geänderten Bewertung der Risikofaktoren einer Nebenkostenabrechnung im Kleingartenverein sprechen. Die Beweggründe für einen Wechsel der Abrechnungslösung liegen insbesondere in der Vermeidung von Abrechnungsfehlern, der Berücksichtigung von gesetzlichen Anforderungen sowie der Reduzierung der Vorstandshaftung.
Nach gründlicher Recherche im Internet wurde eine passende Softwarelösung für die Anforderungen des Post-Kleingärtnervereins gefunden. Was hier so einfach klingt, war in der Tat eine schwierige und zeitraubende Angelegenheit, weil viele Hersteller gerne auch viel versprechen. Es galt herauszufinden was man selbst will, mindestens benötigt und welche jährlichen Kosten vertretbar erscheinen. Vor der Kaufentscheidung haben sich die Kassierer des Vereins den Einsatz der Software in einem anderen Kleingartenverein vor Ort angesehen. Es war Beeindruckend mit wie viel weniger zeitlichem Einsatz dort die gesamte Nebenkostenabrechnung für die doppelte Anzahl an Parzellen im Vergleich zum eigenen Prozedere erstellt wurde.
Erwähnenswert ist der Umstand, dass man allen Gartenfreunden im Verein mit einer neuen Softwarelösung i.d.R. auch ein neues Abrechnungsformular zumutet. Dies bedeutet „Veränderung“ und findet somit ggf. nicht nur Befürworter. Am Ende aber wurde das Projekt "neue Nebenkostenabrechnungssoftware" umgesetzt und die Nebenkostenabrechnung für 2018 für alle Gartenfreunde erfolgreich erstellt. Der letzte Satz ist ein schönes Schlusswort und ein uneingeschränkt positives Signal.

War es wirklich so einfach?
Die Entscheidung zu wechseln, der Kauf selbst, die Installation der Software, der Schutz der Daten gemäß DSGVO war administrativ betrachtet nicht kompliziert. Der zugehörige Meinungsaustausch und die Entscheidungsfindung waren aber schon zeitintensiv. Die dann folgende Einpflege der Stammdaten in die neue Software wurde von der Erkenntnis unterbrochen, dass wir als Verein mit zwei Gartenanlagen die "optionale Kolonie-Verwaltung" einsetzen sollten. Dies hatte zur Folge, dass die Einpflege der Stammdaten abgebrochen und  komplett wiederholt werden musste. Durch die abgeschlossenen Servicevereinbarung erreichte uns der Tipp rechtzeitig, sodass einiges an doppelter Arbeit vermieden werden konnte. Die komplette Ersteinrichtung der Software-Lösung wurde fachmännisch remote (per Fernwartung) begleitet. Im Rahmen der Erstellung der Abrechnung selbst, haben wir sehr viel über unsere eigene bisherige Abrechnung gelernt. Insgesamt wurden 101 Nebenkostenabrechnungen für zwei Gartenanlagen erstellt. Bei zwei Abrechnungen haben sich redaktionelle Eingabefehler eingeschlichen. Rein rechnerisch betrachtet, waren alle Nebenkostenabrechnungen im ersten Jahr der Nutzung der neuen Software fehlerfrei.

Überzeugte das neue Rechnungsformular?
Für den Verein war die Einführung der neuen Software eine Zeitenwende. Die Optik und der Aufbau der gesamten Nebenkostenabrechnung hat sich geändert. Aber überzeugte das neue Abrechnungsformular auch die Gartenfreunde unseres Vereins? Wir denken, ja! Dies läßt sich aus den Rückmeldungen in der letzten Jahresmitgliederversammlung ableiten. Wer möchte, kann sich eine Musterabrechnung (vorher / nachher ) bei uns auf der Homepage (https://www.post-kgv.de/verein/berichte/) ansehen.

Zusammenfassend war der Wechsel eine gute Entscheidung. Wahrscheinlich erkennen wir erst bei der nächsten bzw. übernächsten Abrechnung die zeitlichen Vorteile und den Komfort der neuen Lösung.

1. Vorsitzender Mathias Wolter
Kleingärtnerverein Köln-Bickendorf 1920 e.V. Köln 494 Parzellen 05.07.2018

Nach langer Suche haben wir uns im Jahr 2016 für KGA Professional entschieden und diese Entscheidung keine Sekunde bereut. Bis zu KGA Professionel hat unser Verein mit 272 Parzellen seine Daten per riesiger Excel-Tabelle verwaltet. Dies führte oft zu schwerwiegenden Fehlern.

Herr Meisel konnte die vorhanden Daten aus der Excel Tabelle erfolgreich in KGA importieren und hat mir als Kassierer den Umstieg damit deutlich vereinfacht.

Das Programm selber ist nahezu perfekt auf die Bedürfnisse von Kleingartenvereinen abgestimmt. Alle erforderlichen administrativen Arbeiten lassen sich mit KGA spielend einfach erledigen und dokumentieren. In der kompletten Vereinsverwaltung spart man enorm viel Zeit, da viele Tätigkeiten über KGA automatisiert erledigt werden können. Ebenfalls ist die Erstellung der Jahresrechnungen und die ordnungsgemäße Verbuchung komfortabel und zeitsparend zu erledigen. Diverse vorgefertigte und auch frei zu generierende Tabellen machen die Vereinsarbeit ebenfalls viel angenehmer.

Das Programm ist selbsterklärend und leicht zu erlernen. Wenn es dennoch Fragen gibt, ist die umfangreiche Online Hilfe eine erste Anlaufstelle. Falls es dort keine Lösung gibt, steht Herr Meisel stets kompetent, ausdauernd und hilfreich zur Seite. Alle "Probleme" lassen sich somit in kürzester Zeit klären.

Das Programm erhält nicht nur im Rahmen der Servicevereinbarung, welche ich nur empfehlen kann, regelmässige Updates, die nicht nur Fehler beseitigen (habe aber noch keine gefunden), sondern auch den Funktionsumfang erweitern und ausbauen.

Ich kann KGA Professional jedem Kleingartenverein zur Anschaffung nur empfehlen und würde auch als "Referenz" den Vereinen in unserer Umgebung gerne zur Verfügung stehen.

Udo Coppenrath Kassierer

Kleingartenverein An der Rennbahn e.V.  Recklinghausen 48 Parzellen 01.10.2017

Das Programm ist sehr Benutzerfreundlich aufgebaut und bietet viele Möglichkeiten die bei der Arbeit Im Vereinsvorstand sowie auch bei der Verwaltung der Mitglieder viel Zeit einsparen und somit die Arbeit erleichtern!

Man kann sich sehr schnell in das Programm einarbeiten und zurechtfinden um viele Aufgaben die es in einem Verein so gibt zu lösen.

Wir als Kleingartenverein “An der Rennbahn e.V. in Recklinghausen können das Programm mit guten gewissen weiter empfehlen.

M.Klemmer  1.Vorsitzender

Stadtverband Bonn der Gartenfreunde e.V. 931 Parzellen 14.07.2017

Der Stadtverband Bonn der Gartenfreunde e. V. hat sich im Jahre 2017, zusammen mit seinen Mitgliedsvereinen, für KGA Professional 5 entschieden. Momentan werden unsere Mitgliedsvereine geschult und in die Software eingearbeitet.

Ziel ist es, dass unsere 20 Mitgliedsvereine diese Software einsetzen.

Nachdem alle möglichen Programme getestet worden sind, haben wir uns für KGA entschieden. Dieses Programm bietet nicht nur alles für Kleingärtner, sondern ist auch, nach wenigen Einweisungen, leicht zu bedienen.

Neben der Software ist die Betreuung und die Zusammenarbeit wichtig. Hier können wir uns nur bei Herrn Meisel für seine kompetente Art recht herzlich bedanken.

Fazit: Mit diesem Programm ist bestens zu arbeiten - man kann es nur weiterempfehlen - vielen Dank an Peter Meisel und sein Team.

Peter Terlau, Stadtverband Bonn der Gartenfreunde e. V. (Vorsitzender)

Kleingärtnerverein Schützenburg e.V. Ratingen 101 Parzellen 15.10.2013

Hallo Herr Meisel, Ihnen und Ihr Team mal ein Lob.

Ich finde die Betreuung Spitze, geben Sie das ruhig an an Ihr Team weiter, so etwas kann man nicht alleine auf die Beine stellen, Sie persönlich melden sich und fragen nach,ob alles läuft, das ist nicht selbstverständlich!

Das sage ich auch aus meiner beruflicher Erfahrung. Leider erkenne ich , das ich, wohl mehr als meine Zeit erlaubt, in die Aktivitäten (in unserem Verein) eingreifen muss als ich dachte, weil Updates nicht runter geladen werden, wobei auch zum Teil von uns gewünschte Änderungen darin enthalten sind und und und..., nun werde ich mich wohl doch noch mal der Sache annehmen. Aber ich finde SIE (das Team, Top) ! Also "weiter so"

Naja, auch Sie wissen wie Kleingartenvereine so "ticken" :)

Volker Langen Vorstand

Kleingärtnerverein e.V. "Am Knabenbach" Gelsenkirchen 29 Parzellen 24.04.2012

Seit 2003 arbeiten wir sehr erfolgreich mit dem KGA Professional Edition Programm.

Wir sind ein kleiner Verein und auch nicht die größten Experten in der EDV.

Nach 6 Jahren Kassiererin, mit Hilfe von KGA Professional Edition, waren Pacht, Finanzen, Nutzung und so weiter kein Problem.

Durch die Professionalität und Hilfsbereitschaft können wir jetzt auch die Vorteile des Updates 4.0.2.8 nutzen.

Drum sage ich Herrn Meisel meinen Dank und gehe in den Ruhestand. Eine neue Kassiererin habe ich eingearbeitet.

Ohne die geringsten Bedenken empfehlen wir KGA Professional Edition auch anderen Kleingärtnervereinen.

Ursula Laukamp Kassiererin

Kleingartenverein "Rombacher Hütte" e.V. Bochum 75 Parzellen 01.07.2011

Nachdem wir uns im Vorstand 2008 entschlossen haben die Software KGA zuzulegen, müssen wir sagen, dass sich die gesamte Verwaltung unserer Kleingartenanlage vereinfacht hat.

Nach dem Einpflegen der Stammdaten hat sich die Arbeit für den 1. Kassierer verbessert. Die Mitglieder loben die Übersichtlichkeit der Rechnungen.

Lobend erwähnen möchte ich auch die Kommunikation zwischen den Softwareentwicklern, besonders Herr Meisel, und uns als Verein.

Wir können nur jedem Kleingartenverein empfehlen diese Software sich einmal anzuschauen und mit anderen Kleingartenvereinen, die die Software schon nutzen, Erfahrungen austauschen.

Axel Wenschuch 1. Kassierer

Gartenanlage Graitengraben e.V.  Essen 91 Parzellen 11.05.2010

Ich finde es immer wieder toll wie einfach und schnell einem am Telefon geholfen wird die kleinen Problemchen zu beseitigen die man selber hat, da man ja kein Finanzminister ist.

Das Programm ist Klasse.

Vielen Dank Gerhard Neumann

Kleingartenverein Wachteloh e.V.  Dortmund 60 Parzellen 14.04.2010

Mit Übernahme der Kassierertätigkeit und dem Aus für die manuelle Rechnungs- und Vereinsverwaltung, ist die Einführung dieser Software eine wahre Verbesserung für die Vereinsverwaltung.

Geübte PC-Anwender schaffen es auch ohne Handbuch die Daten einzupflegen. Das Programm ist gut aufgebaut und gut bedienbar. Die Auswertungen sind übersichtlich und für jedermann verständlich.

Andreas Block Kassierer